開發案例｜冷氣清洗派工系統：接單、派工、簽名到收款，一人公司也管得動

清潔服務這一行，最忙的常常不是洗冷氣的那雙手，而是接單的那支手機：LINE 裡問價的、改時間的、問師傅到了沒的，全部混在一起；紙本簽單塞在車上，月底對帳靠記憶。對一人公司來說，這些行政工作沒有人分擔——接單越多，越沒時間工作。這是我們替高雄冷氣清洗業者「空氣新生」開發派工系統的起點：把從接單到完工的每一步搬進同一套系統，讓沒有行政人員的公司也管得動。

這套系統把哪些事接起來

接單進系統，不再散在對話裡

客戶從官網線上預約或電話進單，直接成為系統裡的一筆待排工作：姓名、電話、地址、台數、預約時段一次到位。輸入電話時系統會自動比對歷史客戶，回頭客不會被重複建檔。

排班派工，日曆看得見

老闆在日曆上把工作排給師傅，衝突時段看得到；師傅用 LINE 進系統看自己的今日行程，點地址開導航、點電話直接撥。

預約確認與前一日提醒，減少臨時撲空

時段排定後，系統推送確認連結給客戶線上簽名確認；前一天自動提醒，還沒確認的客戶會收到「確認或改期」的連結。客戶要改時間，用自助連結自己選新時段，店家按一下套用，雙方都不用來回追問。

電子簽名與存證，爭議時拿得出東西

服務說明書在預約成立時就先提供客戶審閱（呼應《消費者保護法》定型化契約審閱期的精神），到府後電子簽名，系統保存簽署當下的文件快照、雜湊值與時間紀錄，並自動產出存證 PDF。有爭議時，拿得出「客戶當初簽的那一版」，不只是一張簽名圖。

出發通知、完工拍照、收款記錄

師傅出發時一鍵通知客戶預計抵達時間；完工前後照片直接拍進該筆工作；收了多少、用什麼方式收、還有哪些未收，儀表板一眼看完，月底不用翻對話記帳。

為什麼說它適合一人公司

因為它取代的正是「行政人員」做的事：登記、提醒、確認、改期、對帳、找紀錄。老闆的時間留給報價與現場，系統負責記得每一件事。多人團隊也適用——帳號分管理者與師傅兩種角色，師傅看得到自己該看的，金額彙總、客戶名單這類敏感資料只有管理者看得到，權限還能逐項細調。

開發上我們堅持的三件事

資料隔離：系統是多租戶架構，每一家業者的客戶資料嚴格隔離，並有程式層的防護在部署前自動檢查。個資保護：客戶照片與簽名一律走私有儲存與短效連結，不落公開網址；師傅位置只用於估算車程，用完即丟、不儲存。存證完整：簽署留快照與雜湊、操作留稽核軌跡，出事的時候查得到「誰、什麼時候、改了什麼」。

誰適合用

冷氣清洗、居家清潔、水塔清洗這類到府服務的一人公司與小型團隊；正在起步、還請不起行政人員的創業者；或是單量成長後，開始被改期與對帳追著跑的店家。想創業但還沒有客源的人，也可以看看空氣新生的合作夥伴招募說明——他們找客人、夥伴專心清洗，這套系統就是合作夥伴的工作工具。

想看看系統長什麼樣？

我們提供示範環境與試用，實際用自己的單子跑一輪最準。這套系統由 hkpro 開發與維運，也開放其他清潔服務業者洽詢使用；想為自己的服務打造類似系統，或想直接使用現成的派工系統，都歡迎聊聊。